Datenschutzerklärung der SANMED GmbH

(Stand: August 2025 )

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1) Verantwortlicher, Untersuchungsstelle, Datenschutzbeauftragter, Aufsichtsbehörde

Verantwortlicher:

SANMED GmbH – Dienstleistungsunternehmen für Arbeitsmedizin und Sicherheitstechnik

Hausadresse (Verwaltung): Burgstallstraße 67, 90587 Obermichelbach, Deutschland

Untersuchungsstelle: Erlanger Straße 34, 90765 Fürth, Deutschland

Telefon Verwaltung: +49 (0) 911 765 161 · Fax: +49 (0) 911 767 0795

Telefon Untersuchungsstelle: +49 (0) 911 780 682 27

E-Mail: info@sanmedgmbh.de

Vertretungsberechtigte Geschäftsführerin: Elke Räder-Romming.

Datenschutzbeauftragter:

Herr Thomas Romming, erreichbar unter der o. g. Postanschrift (zu Hd. DSB) oder per E-Mail: thomas.romming@sanmedgmbh.de.

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland,

Telefon +49 981 180093-0, E-Mail: poststelle@lda.bayern.de.

Berufsrecht / Zuständige Kammer:

Bayerische Landesärztekammer (BLÄK), Berufsordnung für die Ärzte Bayerns (einsehbar unter www.blaek.de).

Hinweis zum Medienstaatsvertrag (MStV) / Presserecht:

Die Website enthält keine journalistisch-redaktionellen Inhalte. Ein Verantwortlicher i. S. d. § 18 Abs. 2 MStV ist daher nicht zu benennen.

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2) Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für

• die Website www.sanmedgmbh.de einschließlich aller Unterseiten (z. B. Arbeitsmedizin, Arbeitssicherheit, Verkehrsmedizin, Strahlenschutz),

• die Kommunikation per E-Mail, Telefon, Post und Kontaktformular,

• die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer arbeitsmedizinischen, verkehrsmedizinischen, strahlenschutzbezogenen und arbeitssicherheitstechnischen Dienstleistungen sowie Unterweisungen, Schulungen, Messungen und technischen Prüfungen.

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3) Kategorien personenbezogener Daten (Welche Daten verarbeiten wir?)

3.1 Basis-/Stammdaten: Name, Anschrift, Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail), Firma/Abteilung/Position.

3.2 Vertrags-/Abrechnungsdaten: Vertragsinhalte, gebuchte Leistungen, Termin- und Durchführungsdaten, Rechnungs-/Zahlungsdaten.

3.3 Kommunikationsdaten: E-Mails, Schreiben, Gesprächsnotizen.

3.4 Webseiten-/Technikdaten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angeforderte URL/Datei, Referrer-URL, Browser/OS, Provider (Server-Logs; siehe Ziff. 8).

3.5 Daten aus dem Kontaktformular: Name, E-Mail, Nachricht (nur allgemeine Anfragen; siehe Ziff. 9).

3.6 Arbeitsmedizinische Gesundheitsdaten (nur wenn erforderlich und auf gesichertem Weg): Anamnese, Befunde, Testergebnisse (z. B. Sehen/Hören/Belastung), Impfstatus, Eignungsbeurteilungen („geeignet/nicht geeignet/mit Auflagen“).

3.7 Strahlenschutz-Daten: Expositions-/Körperdosis-Aufzeichnungen, Gesundheitsakte nach StrlSchG/StrlSchV.

3.8 Arbeitssicherheits-/Technikdaten: Mess- und Prüfprotokolle (z. B. Lärm, Beleuchtung, Raumluft; Leitern/Maschinen), Teilnahmelisten von Unterweisungen/Schulungen.

Datenquellen: grundsätzlich von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber (im Rahmen der gesetzlichen Pflichtbetreuung), aus Untersuchungen/Prüfungen/Schulungen sowie technisch beim Webseitenbesuch (Server-Logs; Cookies/Tools s. Ziff. 10).

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3a) Herkunft der Daten (Art. 14 DSGVO)

Sofern wir personenbezogene Daten nicht direkt von Ihnen erhalten, stammen diese insbesondere von Ihrem Arbeitgeber bzw. dessen beauftragten Fachkräften (z. B. Fachkraft für Arbeitssicherheit, Personalabteilung), von Behörden und Registern (z. B. Strahlenschutzregister), aus öffentlich zugänglichen Quellen sowie – bei Vorliegen Ihrer Einwilligung – von anderen behandelnden Ärzten oder medizinischen Einrichtungen.

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4) Zwecke und Rechtsgrundlagen

Allgemein (Website/Kommunikation):

• Betrieb/IT-Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),

• Beantwortung von Anfragen / Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),

• Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),

• Einsatz einwilligungsbedürftiger Tools/Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Zur Begriffsumstellung TTDSG → TDDDG vgl. offizielle Hinweise.

Vorab-Einwilligung: Wir holen Ihre Einwilligung für einwilligungspflichtige Cookies und Tools vor deren Einsatz ein; ohne Ihre vorherige Zustimmung werden diese nicht gesetzt.

Arbeitsmedizin (einschl. Verkehrsmedizin) & Gesundheitsdaten:

Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 BDSG und einschlägigen Fachgesetzen/-verordnungen (z. B. ArbMedVV; FeV), zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht) und ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB).

Strahlenschutz:

Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. StrlSchG/StrlSchV; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Arbeitssicherheit / Messungen / Prüfungen / Unterweisungen:

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (ArbSchG/DGUV-Vorschriften) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (betriebliche Sicherheit, Nachweisführung).

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5) Verpflichtung zur Bereitstellung / Folgen der Nichtbereitstellung

Für gesetzlich vorgeschriebene Leistungen (z. B. Vorsorge/Strahlenschutz/Unterweisungen) sind bestimmte Angaben erforderlich. Ohne diese können wir die Leistung ggf. nicht erbringen bzw. der Arbeitgeber seine Pflichten nicht erfüllen. Für den Website-Besuch ist die Bereitstellung von Log-/technischen Daten technisch notwendig; einwilligungspflichtige Cookies sind freiwillig (Ziff. 10).

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6) Empfänger / Kategorien von Empfängern & Weitergabe an Behörden

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn eine Rechtsgrundlage besteht (siehe Ziff. 4). Empfängerkategorien sind insbesondere:

• Interne Stellen (nur mit Rollen-/Berechtigungskonzept).

• Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO (z. B. Hosting/Serverbetrieb, Wartung/IT-Support, E-Mail-/Newsletter-/Büro-Software, Consent-Management, Webanalyse).

• Labore / Diagnostikdienstleister (nur falls erforderlich und auf Rechts-/Einwilligungsbasis).

• Arbeitgeber: In der Arbeitsmedizin nur das Ergebnis der Eignungsbeurteilung (z. B. „geeignet“) – keine Diagnosen/Befunde.

• Versicherer/Abrechnung (soweit erforderlich).

• Schulungs-/Unterweisungsplattformen (Teilnehmer-/Nachweisdaten).

• Behörden/öffentliche Stellen, insbesondere Aufsichts-/Zulassungsbehörden, Berufsgenossenschaften/Unfallkassen, (Strahlenschutz-)Behörden und – wenn gesetzlich gefordert – Datenschutz-/Marktüberwachungsbehörden sowie Gerichte/Strafverfolgung.

• Kammern/Ärztekammer soweit berufsrechtlich oder gesetzlich erforderlich (z. B. Nachweispflichten).

Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO (siehe Ziff. 11 zu Google/USA).

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7) Speicherdauern (Übersicht)

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange wie nötig oder gesetzlich vorgeschrieben.

Typische Fristen:                                                                     Datenart Regelfrist

Server-Logfiles:                                                                        7–14 Tage (Sicherheitsfälle bis Klärung)

Kontakt-/Anfrage                                                                    Kommunikation bis Abschluss, anschl. max. 6 Jahre (HGB)

Vertrags-/Abrechnungsunterlagen                                    6–10 Jahre (AO/HGB)

Arbeitsmedizinische Akten                                                   i. d. R. 10 Jahre; bei Gefahrstoffen u. U. bis 40 Jahre

FeV-Unterlagen (verkehrsmedizinisch)                             i. d. R. 10 Jahre

Strahlenschutz:                                                                        Körperdosis-Aufzeichnungen bis zum 75. Lebensjahr, mindestens 30 Jahre

Strahlenschutz:                                                                        Gesundheitsakte bis zum 75. Lebensjahr, max. bis zum 100. Geburtstag

Mess-/Prüfprotokolle, Unterweisungsnachweise           2–10 Jahre (gesetzlich/vertraglich)

Nach Fristablauf:                                                                      Löschung oder Anonymisierung entsprechend unserem Löschkonzept.

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8) Website-Betrieb / Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website protokollieren wir automatisiert: IP-Adresse, Datum/Zeit, angeforderte Datei/URL, Referrer-URL, Browser/OS, Provider.

Zweck: technische Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit, Missbrauchsabwehr.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: siehe Ziff. 7.

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9) Kontaktformular & E-Mail

Das Kontaktformular ist nur für allgemeine organisatorische Anfragen (z. B. Termine, Angebote).

⚠ Bitte senden Sie darüber keine medizinischen Daten, Befunde oder Diagnosen. Für sensible Inhalte nutzen Sie sichere Kommunikationswege (z. B. persönliche Übergabe oder verschlüsselte E-Mail).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b (Anbahnung) und lit. f DSGVO (Bearbeitung/Antwort).

Speicherdauer: siehe Ziff. 7.

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10) Cookies & ähnliche Technologien / Analyse-, Komfort- und Marketing-Tools

Rechtsrahmen: Für das Speichern/Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät gilt § 25 TDDDG.

• Technisch notwendige Cookies (z. B. Session, Consent-Speicher) setzen wir ohne Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

• Alle anderen Cookies/Technologien (Statistik/Analyse, Marketing/Ads, Komfort wie Karten) setzen wir nur nach Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Auswahl jederzeit im Consent-Banner („Cookie-Einstellungen“) ändern. Zur Gesetzesumstellung TTDSG → TDDDG siehe offizielle Informationen.

10.1 Technisch notwendige Cookies (ohne Einwilligung)

Name Zweck Anbieter Dauer Typ/Ort

PHPSESSID (o. ä.) Sitzungsverwaltung (Navigation/Formularzustand) sanmedgmbh.de Session HTTP-Cookie (First-Party)

cookie_consent / consent_status (o. ä.) Speichert Ihre Einwilligungs-Einstellungen sanmedgmbh.de bis 6–12 Monate HTTP-Cookie/Local-Storage (First-Party)

10.2 Einwilligungspflichtige Tools und Cookies

(A) Google Analytics (GA4, IP-Anonymisierung)

Zweck: Statistik/Analyse; pseudonyme Profile, keine Zusammenführung mit anderen Google-Daten.

Daten: u. a. (anonymisierte) IP, Time-Stamp, URLs, Geräte-/Browserinfos, Interaktionen.

Cookies (typisch): _ga (2 Jahre), ga* (2 Jahre), _gid (24 Std.).

Anbieter: Google Ireland Limited (Dublin, Irland); ggf. Zugriff durch Google LLC, USA.

Opt-out: Browser-Add-on & Einstellungen. Links s. unten. 

(B) Google Ads / Conversion-Tracking

Zweck: Erfolgsmessung von Anzeigen/Conversions.

Cookies (typisch): _gcl_au (ca. 90 Tage), ggf. IDE (DoubleClick, bis zu ~13 Monate in der EU).

Anbieter: Google Ireland Limited; ggf. Google LLC, USA. 

(C) Google Maps (Komfort)

Zweck: Kartendarstellung/Standortanzeige; setzt ggf. Cookies wie NID, SID, HSID.

Anbieter: Google Ireland Limited; ggf. Google LLC, USA. 

(D) Hotjar (UX-Analyse/Feedback)

Zweck: Heatmaps, Klick-/Scrollverhalten, Session-Replays, Umfragen; keine Erfassung sensibler Formularinhalte; IP wird anonymisiert.

Cookies (typisch): hjSessionUser{site_id} (1 Jahr), hjSession{site_id} (30 Min.), _hjIncludedInSessionSample (2 Min.).

Anbieter: Hotjar Ltd., Malta (EU). 

(E) Eye-Able® Assist (Barrierefreiheit)

Zweck: Kontrast/Schriftgröße/Bedienhilfen; Speicherung nur lokal (Local-Storage), keine personenbezogene Übertragung an den Anbieter; CDN innerhalb der EU (BunnyWay d.o.o., Slowenien).

Wichtige Hinweise:

• Widerruf: Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Banner („Cookie-Einstellungen“) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

• Cookie-Tabelle: Bezeichnungen/Laufzeiten können sich durch Anbieter-Updates ändern. Verbindlich ist die dynamische Liste im Consent-Banner auf jeder Seite.

Datenschutz-/Opt-out-Links der Anbieter:

• Google (Privacy/Frameworks): policies.google.com/privacy, policies.google.com/privacy/frameworks; Analytics Opt-out: tools.google.com/dlpage/gaoptout.

• Google Ads Einstellungen/Opt-out: google.com/settings/ads.

• Hotjar Opt-out & Privacy: hotjar.com/legal/policies/privacy/.

• Eye-Able Datenschutz: eye-able.com/datenschutz-eye-able/.

Hinweis: Wir haben keinerlei Einfluss auf die Formulierung und den Inhalt der jeweiligen Datenschutzerklärung der einzelnen Anbieter.

Zur Barrierefreiheit /Eye-Able siehe hierzu die Barrierefreiheitserklärung.

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11) Drittlandübermittlungen (insb. USA) & Garantien

Bei Google-Diensten kann ein Zugriff der Google LLC (USA) nicht ausgeschlossen werden. Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlungen sind die EU-Standardvertragsklauseln und/oder die Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF). Google LLC ist im DPF-Verzeichnis geführt; Details siehe DPF-Liste und Googles Framework-Hinweise.

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12) Keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Zusätzlich gilt: Eine Profilbildung im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt.

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13) Ihre Rechte

Sie können sich jederzeit an uns wenden:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO, § 34 BDSG): Welche Daten verarbeiten wir? Wofür? Wie lange? An wen werden sie übermittelt?

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Falsche/unvollständige Daten korrigieren.

• Löschung (Art. 17 DSGVO, § 35 BDSG): Daten löschen lassen – sofern keine Pflicht/kein Vorrang (z. B. gesetzliche Aufbewahrung) entgegensteht.

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Verarbeitung vorübergehend begrenzen, z. B. während einer Prüfung.

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten.

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen auf Basis „berechtigter Interessen“ – z. B. Direktwerbung.

• Direktwerbung: Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen; dies gilt auch für Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (z. B. im Cookie-Banner).

• Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. dem BayLDA (Kontaktdaten siehe oben), unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Identitätsnachweis: Zum Schutz Ihrer Daten dürfen wir bei berechtigtem Zweifel einen Legitimationsnachweis (z. B. Ausweiskopie mit geschwärzten nicht erforderlichen Angaben) verlangen.

Wir beantworten Anfragen betroffener Personen im Sinne der Art. 15 ff. DSGVO unentgeltlich und in der Regel innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Anfragen, die über den gesetzlichen Umfang hinausgehen – insbesondere umfassende Audit- oder Prüfungsanfragen im Rahmen von Lieferanten- oder Kundenbewertungen – fallen nicht unter diese Verpflichtung und werden ausschließlich auf vertraglicher Grundlage und ggf. gegen gesonderte Vergütung bearbeitet.

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14) Sicherheit Ihrer Daten (Art. 32 DSGVO) – Technische & organisatorische Maßnahmen

Wir schützen Daten nach dem Stand der Technik durch u. a.:

• Transportverschlüsselung (TLS/SSL) für die Website; sichere Mail-Gateway-Konfiguration.

• Zugriffskontrollen & Berechtigungskonzepte (rollenbasiert; Need-to-know).

• Passwort-/Account-Sicherheit (starke Passwörter, 2-Faktor wo möglich, regelmäßige Änderung, Sperrmechanismen).

• Netzwerkschutz (Firewall, Endpoint-/Malware-Schutz, sichere Protokolle, Härtung).

• Protokollierung & Monitoring sicherheitsrelevanter Ereignisse (auch administrativer Zugriffe).

• Datensparsamkeit, Pseudonymisierung/Anonymisierung wo möglich.

• Sicheres Backup & Wiederherstellung (verschlüsselt, regelmäßig getestet, räumlich getrennt).

• Update-/Patch-Management (Betriebssysteme, Anwendungen, Geräte).

• Lieferanten-/AV-Management (Art. 28-Verträge, Weisungsbindung, TOM-Prüfung).

• Mitarbeiterschulung & Vertraulichkeitsverpflichtung.

• Vorfall-/Notfall-Management (DSGVO-konforme Meldewege, Dokumentation, Lessons Learned).

Regelmäßige Evaluierung: Wir überprüfen, bewerten und evaluieren diese Maßnahmen regelmäßig, um die Sicherheit der Verarbeitung dauerhaft zu gewährleisten (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO).

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15) Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wir setzen für Hosting/Betrieb, Wartung/Support, E-Mail-/Software-Dienste, Consent-Management, Webanalyse u. a. Auftragsverarbeiter ein.

Mit allen relevanten Anbietern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung erfolgt nur nach Weisung, auf geeigneten TOM, ggf. mit Drittländer-Garantien (siehe Ziff. 11). (Eine namentliche Liste stellen wir auf Anfrage bereit.)

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16) Leistungen der SANMED (Besonderheiten & Datenflüsse)

Arbeitsmedizinische Vorsorge/Eignung:

• Daten: Stammdaten, Gesundheitsdaten, Befunde, Eignungsurteil.

• Weitergabe an Arbeitgeber: ausschließlich Beurteilung (z. B. „geeignet“) – keine Diagnosen/Befunde.

• Fristen: i. d. R. 10 Jahre; Gefahrstoffe u. U. bis 40 Jahre.

Verkehrsmedizin (FeV):

• Daten: Befunde/Tests, Eignung.

• Fristen: i. d. R. 10 Jahre.

Strahlenschutz (StrlSchG/StrlSchV):

• Daten: Expositions-/Körperdosis- und Gesundheitsakte.

• Fristen: Körperdosis bis zum 75. Lebensjahr (mind. 30 Jahre); Gesundheitsakte bis zum 75. Lebensjahr, max. bis zum 100. Geburtstag.

Arbeitssicherheit / Messungen / Unterweisungen / Technische Prüfungen:

• Daten: Mess-/Prüfprotokolle (ggf. mit Arbeitsplatzbezug), Teilnahmelisten, Nachweise.

• Fristen: 2–10 Jahre (gesetzlich/vertraglich).

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17) Externe Links / Einbindungen

Unsere Seiten enthalten Links zu externen Websites oder binden Dienste Dritter (z. B. Karten) ein. Für deren Inhalte/Verarbeitung sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Bei Kenntnis von Rechtsverstößen entfernen wir entsprechende Links unverzüglich.

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18) Alternative Streitbeilegung (VSBG) & ODR-Plattform

Wir sind weder verpflichtet noch bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG).

Hinweis ODR-Plattform: Die frühere EU-OS-Plattform wurde durch VO (EU) 2024/3228 zum 20. Juli 2025 endgültig eingestellt; ein Link hierauf entfällt.

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19) Urheberrecht, Haftung & Frames

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Die Inhalte unserer Website wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt. Wir sind stets bemüht, richtige, vollständige und aktuelle Informationen bereitzustellen. Dennoch können wir keine Gewähr – weder ausdrücklich noch stillschweigend – für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte übernehmen.

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Urheber- und Leistungsschutzrechte

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Jede über die gesetzlich zulässige Nutzung hinausgehende Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Verbreitung, Speicherung, öffentliche Wiedergabe oder sonstige Verwertung bedarf unserer vorherigen ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung oder – sofern die Rechte nicht bei uns liegen – der Zustimmung des jeweiligen Rechteinhabers.

Zulässig ist ausschließlich die private, nicht kommerzielle Nutzung im Rahmen der gesetzlichen Schrankenbestimmungen (§§ 44a ff. UrhG).

Inhalte Dritter sind, soweit diese nicht offensichtlich als solche erkennbar sind, entsprechend gekennzeichnet.

Das Einbinden unserer Website oder von Teilen daraus in sogenannte Frames oder iFrames, sowie das Anzeigen unserer Inhalte in anderen Websites oder Anwendungen ist ohne unsere ausdrückliche schriftliche Genehmigung nicht gestattet.

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20) Aktualität & Änderungen dieser Erklärung

Stand: August 2025.

Anpassungen erfolgen bei geänderten Prozessen/Rechtslagen. Die jeweils aktuelle Fassung ist über Impressum/Datenschutz/Barrierefreiheit erreichbar. 

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